#Sipariş Onayı Neden Bu Kadar Kritiktir
B2B'de bir sipariş, B2C'de olduğu gibi tek tıkla biten bir işlem değildir. Bir eczane deposundan gelen 180 bin TL'lik bir sipariş; stok kontrolünden, kredi limiti doğrulamasından, fiyat onayından, lojistik kapasitesinden ve bazen genel müdür onayından geçerek üretime ya da sevkiyata düşer. Bu adımların her biri ihmal edildiğinde geri dönüşü zor maliyetler ortaya çıkar.
İyi tasarlanmış bir onay akışı; satışı yavaşlatmadan, riskleri filtreleyen bir ağ gibi çalışır. Kötü tasarlanmışsa ya bayi 3 gün bekler ve siparişten vazgeçer ya da kontrolsüz siparişler tahsil edilemeyen alacaklara dönüşür.
#Onay Akışının Bileşenleri
Sağlam bir onay akışı şu bileşenlerin tamamını içerir:
- Sipariş giriş kanalı (bayi portalı, saha satış uygulaması, telefon)
- Otomatik sistem kontrolleri (stok, fiyat, limit, vade)
- İnsan onay basamakları (yetki seviyelerine göre)
- Reddetme veya revizyon dönüşü
- Sevkiyat ve faturalama tetiklemesi
- Audit log: kim, ne zaman, hangi gerekçeyle onayladı
Bu altı bileşenden biri eksik kaldığında akış ya yavaşlar ya da güvenlik açığı oluşur.
#Otomatik Sistem Kontrolleri
İnsan onayına gelmeden önce sistemin yapması gereken kontroller vardır. Bu adım iyi kurgulanırsa, manuel onayların yüzde 70'i ortadan kalkar.
#Mutlaka Yapılması Gereken Kontroller
- Stok kontrolü: Sipariş edilen miktar mevcut mu, rezerve edilebilir mi
- Fiyat doğrulama: Bayinin fiyat listesindeki fiyat geçerli mi
- Kredi limiti: Sipariş tutarı + açık bakiye limit içinde mi
- Vade kontrolü: Geciken ödeme var mı
- Minimum sipariş tutarı: Kategori veya bayi bazlı eşik aşılmış mı
- Kampanya geçerliliği: Kullanılan kampanya hâlâ aktif mi
- Lojistik kapasite: Talep edilen teslim tarihinde sevkiyat mümkün mü
Bu kontrollerden geçen sipariş, eğer yetki sınırları içindeyse insan onayına bile gitmeden işleme alınabilir.
#Yetki Seviyeleri ve Çok Adımlı Onay
Orta ve büyük ölçek B2B operasyonlarında onaylar tek kişide toplanmaz; hiyerarşik yetki tablosuna göre dağıtılır.
#Örnek Yetki Tablosu (Hırdavat Toptancısı)
- 0-25.000 TL ve standart fiyat: Otomatik onay
- 25.001-100.000 TL: Bölge satış müdürü onayı
- 100.001-500.000 TL: Satış direktörü onayı
- 500.001 TL ve üzeri: Genel müdür onayı
- Standart dışı iskonto: Ek olarak mali işler onayı
- Limit aşımı: Ek olarak finans direktörü onayı
Bu tabloya göre 320 bin TL'lik özel iskontolu bir sipariş; satış direktörü ve mali işler olmak üzere iki paralel onaydan geçer. Onaylardan biri reddederse sipariş otomatik olarak revizyona düşer.
#Paralel ve Sıralı Onaylar
Onay akışları iki tipte kurulur:
- Sıralı onay: A onaylamadan B'ye gitmez. Daha kontrollü, daha yavaştır.
- Paralel onay: A ve B aynı anda onaya düşer. Daha hızlı, paralel kontrol sağlar.
Örneğin bir tekstil üreticisi, büyük tutarlı siparişlerde mali işler ve üretim planlamayı paralel onaya düşürür; iki taraf da kendi açısından (kredi riski / üretim kapasitesi) değerlendirme yapar. Bu yapı 2-3 günlük süreci yarım güne indirir.
#Bayi Tarafında Onay Akışları
Kurumsal bayilerde sipariş veren kişi ile ödemeyi yapan kişi farklıdır. Özellikle zincir marketler, hastaneler ve büyük kurumsal alıcılarda bayinin kendi içinde de onay akışı işler.
Bu durumda B2B platformu bayinin iç onay yapısını da desteklemelidir:
- Satın alma uzmanı sepeti hazırlar
- Departman müdürü onayı
- Mali işler bütçe onayı
- Genel müdür imzası (yüksek tutarlarda)
Bu adımlar bayi portalı içinde tamamlanır; yalnızca son onaylanmış sipariş tedarikçinin sistemine düşer. Böylece tedarikçi tarafında "yanlışlıkla verilmiş sipariş" kaynaklı iadeler ortadan kalkar.
#Saha Satış Uygulamasında Onay
Sahada bayi ziyareti yapan satış temsilcisinin tablette aldığı sipariş, kendi yetkisi içindeyse anında geçer. Yetkisini aşan iskonto veya tutar varsa, sipariş "onay bekliyor" statüsünde kaydedilir. Bölge müdürüne anında push bildirimi gider; mobil cihazından tek tıkla onaylar veya reddeder.
Bu akışın iyi kurgulandığı operasyonlarda, sahada başlayan bir siparişin ortalama onay süresi 7-12 dakikaya iner. Eski sistemlerde bu süre çoğu zaman yarım günü bulurdu.
#SLA ve Eskalasyon
Her onay basamağı için bir maksimum süre (SLA) tanımlanmalıdır. Süre dolunca sipariş bir üst yöneticiye otomatik aktarılır.
Örnek bir SLA tablosu:
- Bölge müdürü onayı: 2 saat
- Satış direktörü onayı: 4 saat
- Genel müdür onayı: 24 saat
- Aşıldığında: bir üst kademeye otomatik eskale
Bu sayede izindeki ya da toplantıdaki bir yönetici sipariş akışını kilitleyemez. Bayi bekletilmemiş, satış kaybedilmemiş olur.
#Reddetme ve Revizyon Akışı
Reddedilen siparişler kara delik olmamalıdır. Reddetme nedeni bayi portalında net biçimde görünmeli ve gerekirse revizyon imkânı sunulmalıdır:
- "Kredi limitiniz aşıldı, ödeme sonrası tekrar deneyin"
- "3 numaralı kalemde stok yetersiz, miktar 80'den 50'ye düşürüldü onaylar mısınız?"
- "Talep ettiğiniz iskonto onaylanmadı, standart iskontoyla devam etmek ister misiniz?"
Bu mesajlar net olduğunda, bayi 2-3 dakika içinde revizyonu kabul eder ve sipariş kurtarılır.
#i-Pazaryeri Yaklaşımı
i-Pazaryeri, çok adımlı onay akışlarını görsel akış tasarımcısıyla yönetilebilir hale getirir. Tutar, iskonto, ürün kategorisi, bayi segmenti ve ödeme tipine göre farklı kurallar tanımlayabilir; sıralı ve paralel onay basamaklarını sürükle-bırak ile kurgulayabilirsiniz. Otomatik stok ve kredi limiti kontrolleri Logo, Mikro ve Netsis ile gerçek zamanlı çalışır; SLA aşımlarında otomatik eskalasyon devreye girer. Saha satış uygulaması, bayi portalı ve mobil onay ekranları tek altyapı üzerinde çalıştığı için, her sipariş net bir audit log ile geçmişe izlenebilir kalır. Sonuç: hem operasyonel hız artar hem de finansal güvenlik tam korunur.
